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Lebenslauf-Beispiel

Office Manager / Assistenz der Geschäftsführung

Lebenslauf-Beispiel für Office Manager, Vorstandsassistenten und Management-Assistants. Konkret und operativ — mit Tipps, wie Sie Ihren Wert messbar machen.

Sophie Schäfer

sophie.schaefer@example.de·+49 151 55667788·Berlin

Kurzprofil

Office Managerin mit 12 Jahren Erfahrung in Scale-ups und in einer Großkanzlei. Verantwortlich für das Terminmanagement des CEO + 3 Vorstandsmitglieder, die Facility-Operations eines Standorts mit 140 Mitarbeitenden und alle Onboarding-Prozesse. Vertraut mit Personio, Notion, Asana, Concur.

Berufserfahrung

Office Manager

Feb 2021 — Heute
N26 · Berlin

Verantwortlich für den Hauptsitz-Betrieb (140 FTE) und das Terminmanagement des CEO + 3 Vorstandsmitglieder.

  • Verwaltung des CEO-Kalenders inkl. internationaler Reisen (durchschnittlich 2 Trips/Monat zu EU-Hubs).
  • Onboarding-Koordinatorin: 38 neue Mitarbeitende in 2024 — 100 % Einarbeitungs-Readiness am Tag 1.
  • Neuverhandlung des Mietvertrags für die Büroflächen: jährliche Einsparung von 72.000 € bei gleicher Quadratmeterzahl.
  • Owner des Facilities-Lieferantenpools (Catering, Reinigung, Büroartikel) — 6 Verträge.

Vorstandsassistentin

Sep 2014 — Jan 2021
Hengeler Mueller · Frankfurt am Main

Unterstützung von 4 Partnern und deren Teams im Bereich M&A.

  • Verwaltung der Partner-Kalender und Mandantenkorrespondenz (DE/EN).
  • Koordination von Closing-Meetings bei großen Transaktionen — durchschnittlich 8 Closings pro Jahr.
  • Mitglied im Office-Improvement-Team; Überarbeitung des Onboarding-Prozesses für Referendare.

Ausbildung

Berufsausbildung Kauffrau für Büromanagement (IHK)

Sep 2010 — Jun 2014
IHK Berlin · Berlin

Kenntnisse

Personio · Notion · Asana · Concur · Microsoft 365 · Vendor-Management · Onboarding · Englisch (verhandlungssicher)

Vorlage: minimalist · Farbe: slate

Wie schreibt man einen starken Lebenslauf als office manager / assistenz der geschäftsführung?

Konkret, ohne Floskeln — was bei Personalern wirkt.

Operativer Scope vor persönlichen Qualitäten

Der Klischee-Lebenslauf eines Office Managers beginnt mit "organisiert, kommunikativ, belastbar". Personaler glauben das erst, wenn sie den operativen Scope sehen. Setzen Sie den Maßstab in Zeile 1: Anzahl Mitarbeitende, für die Sie Facilities verantworten, Anzahl Vorstandsmitglieder, deren Kalender Sie verwalten, Anzahl Lieferanten in Ihrem Pool.

Machen Sie Ihren Wert messbar

Office-Management-Arbeit wirkt soft, lässt sich aber oft gut in Zahlen übersetzen: jährliche Einsparung bei Verträgen, Anzahl Onboardings pro Jahr, % Readiness am Tag 1, Durchlaufzeit von Facility-Issues. Eine konkrete Zahl in einem Stichpunkt ("jährliche Einsparung 72.000 € bei gleicher Quadratmeterzahl") ist stärker als fünf Adjektive.

Tools explizit nennen

Erwähnen Sie die exakten Systeme, die Sie täglich nutzen (Personio, Workday, Concur, Notion, Asana, Slack, MS365). Für Personaler von Scale-ups ist das ein direkter Filter — sie suchen jemanden, der am Tag 1 produktiv ist, nicht erst Tool-Trainings braucht.

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